Antes de começar
- Conta criada em Começar grátis. Quem cadastra a empresa entra como gestor e admin.
- A lista das atividades recorrentes de cada equipe e de quanto tempo cada uma costuma levar. A planilha que vocês já usam serve de ponto de partida.
- O e-mail de cada pessoa que vai participar.
Passo a passo
Entre e passe pelos primeiros passos
Entre com o e-mail e a senha do cadastro. A tela Primeiros passos oferece conectar a conta Google, que liga o Google Calendar e o Drive. É opcional e pode ser feito depois, por cada pessoa, em Configurações.
Crie as equipes
Em Área do Gestor › Equipes, use Nova equipe, preencha Nome da equipe e clique em Salvar equipe. A empresa já começa com a equipe Geral, que pode ser renomeada em Editar. Uma pessoa pode participar de mais de uma equipe.
Cadastre as demandas no catálogo
Em Área do Gestor › Catálogo, escolha a equipe e use Nova demanda. Informe Equipe dona, Nome da tarefa e Tempo padrão: é o tempo padrão que transforma cada lançamento em tempo entregue. Marque Tempo variável para atividades sem duração fixa, como reuniões, ou use Total de blocos quando a entrega é feita por partes. Se o catálogo já existe numa planilha, use Importar CSV.
Convide as pessoas
Em Área do Gestor › Pessoas e acessos, use Convidar pessoa, informe o e-mail e escolha o perfil. O perfil Gestor só aparece para quem é admin. O convite vale por 7 dias e ocupa um assento enquanto estiver pendente; se o e-mail não chegar, copie o Link do convite e envie direto.
Inclua cada pessoa nas equipes
Depois que a pessoa aceitar o convite, volte a Equipes, use Membros na linha da equipe, marque quem participa e clique em Salvar membros. No lançamento, cada pessoa vê só as demandas das equipes de que participa.
Confira a carga horária
O índice compara o tempo entregue com a carga horária diária de cada pessoa, em minutos (480 minutos são 8 horas). O gestor ajusta na edição da pessoa, em Pessoas e acessos; a própria pessoa vê e altera a sua em Perfil, no campo Carga horária (min).
Resultado esperado
Cada pessoa entra, encontra em Demandas as demandas das próprias equipes e registra o dia. Na Área do Gestor, a Visão geral passa a mostrar o índice assim que os primeiros lançamentos entram.
Erros comuns
- A pessoa diz que não aparece nenhuma demanda para lançar.
- Ela ainda não participa de uma equipe dona de demandas ativas. Inclua a pessoa em Equipes › Membros, ou crie a demanda para a equipe dela.
- O convite é recusado por falta de assento.
- Ocupam assento as pessoas ativas mais os convites pendentes. Revogue um convite parado ou desative quem saiu da empresa; para ampliar o plano, fale com a Tera.
- Uma demanda cadastrada não aparece no formulário de lançamento.
- Demanda ativa sem tempo padrão some do lançamento. Abra a demanda no Catálogo e preencha o Tempo padrão.